Гдз по английскому тпо: ГДЗ по английскому языку Spotlight 5 класс Ваулина (рабочая тетрадь) на ЛОЛ КЕК

Написание деловых писем на английском языке — это легко

Последнее обновление: 5 июля 2022 г.

Сколько деловых писем вы пишете в день?

Много? Если да, то вы не одиноки.

Электронная почта невероятно важна в деловом мире.

92% участников исследования 2013 года считали электронную почту ценным инструментом для совместной работы.

Но 64% ​​людей также обнаружили, что 9Электронная почта 0011 может вызвать случайное замешательство или гнев на рабочем месте.

Боже мой! Как вы можете убедиться, что ваши собственные электронные письма не будут поняты неправильно?

Может быть, что еще более важно, как вы можете быть уверены, что ваши электронные письма будут прочитаны?

Верно. Я сказал: «Читай».

В наши дни простое нажатие кнопки «Отправить» не означает, что ваша электронная почта будет немедленно прочитана.

Чтобы вас заметили, вам нужно знать, как привлечь внимание людей.

Чтобы использовать электронную почту для эффективного общения, вам нужно писать хорошие электронные письма.

К счастью, написать хорошее электронное письмо несложно. Это может быть даже намного проще, чем вы думаете.

Скачать: Этот пост в блоге доступен в виде удобного переносимого PDF-файла, который вы можно взять куда угодно. Нажмите здесь, чтобы получить копию. (Скачать)

Правила написания хорошего письма

«Это было потрясающее письмо».

Кто бы этого не хотел услышать? Ну, ты можешь! Все, что вам нужно сделать, это следовать этим простым правилам.

Правило №1: Будьте ясны

У вас уже есть знания, чтобы начать писать четкие электронные письма сегодня. Все, что нужно, это использовать следующее:

• Короткие предложения
• Простой язык
• Правильная грамматика

Правило № 2.

Будьте краткими

Сколько стоит отправить два письма вместо одного? Ничего такого.

Так зачем писать на кучу тем в одном письме? Делайте свои электронные письма краткими, сосредоточив внимание только на одной теме.

Объясните основную причину, по которой вы написали в первом абзаце. Будьте конкретны в том, чего вы хотите.

Кара Блэкберн, преподаватель Школы менеджмента имени Слоуна при Массачусетском технологическом институте, так сказала о написании электронных писем:

Просто задав этот вопрос, вы сможете сфокусировать свою электронную почту.

Правило № 3: Напишите сильную строку темы

Восемьдесят.

По данным Radicati Group, примерно столько электронных писем получают деловые люди в день.

Представьте, что ваша электронная почта находится в длинном списке других электронных писем.

Вам даже не нужно это представлять. Просто посмотрите на свой почтовый ящик.

Почему вы хотите открыть электронное письмо? Может быть, имя отправителя.

Но если вы похожи на большинство людей, вы откроете электронное письмо с ярко выраженной темой.

Ваша тема похожа на заголовок в газете. Строка темы должна привлекать внимание и вызывать желание прочесть ваше письмо.

Вы можете писать сильные заголовки, используя подход «4 U» , которому обучают тренеры американских писателей и художников.

4 U написания заголовков:

• Уникальный
• Срочно
• Полезное
• Ультраспецифический (очень специфичный)

В теме письма обязательно должны быть полезные и ультраспецифические .

Применяйте две другие U только тогда, когда это имеет смысл.

Например, если вы попытаетесь сделать так, чтобы каждое отправляемое вами электронное письмо выглядело срочным, то ни одно из них на самом деле не будет казаться срочным. Кроме того, будучи

тоже unique может сделать вашу электронную почту похожей на спам. Ой! Мы не хотим, чтобы это произошло.

Правило №4: Будьте вежливы

Вы бы использовали восклицательные знаки и все заглавные буквы в официальном письме? Я так не думаю. Но некоторые люди думают, что быть чрезмерно эмоциональным в электронных письмах — это нормально. Это не.

Успокойся. Читателям слишком много восклицательных знаков покажется криком. То же самое относится и к словам, написанным заглавными буквами.

Пишите вежливо и официально. Помните, что ваши электронные письма могут быть адресованы не только тому, кому вы их отправляете. Кто-то может нажать «вперед».

Правило № 5: Создайте правильный тон

Хорошее электронное письмо должно быть ясным и кратким, но не кратким (грубо кратким). Используйте длину предложения, пунктуацию и вежливую лексику, чтобы создать правильный тон.

Вам также необходимо использовать правильный язык для каждой части электронного письма.

Деловые электронные письма похожи на письма. У них есть формат. В том числе:

• Приветствие (слово или фраза, например «Господа», «Уважаемый господин», «Уважаемая госпожа» или «Кому это может касаться», используемая в начале письма)
• Вступительное предложение
• Окончание
• Закрытие

Язык, который вы используете в каждой части, добавляет ясности и тона письму.

Приветствие:

Приветствие, которое вы выбираете, меняется в зависимости от того, кто ваша аудитория. Это помогает задать тон вашего письма. Вы бы использовали «Эй» в приветствии в официальном электронном письме ? Точно нет. Вместо этого вы должны начать с «Дорогой» и имени человека, которому вы пишете.

Например:

• «Уважаемый господин или госпожа» (если вы не знаете имя человека, читающего электронное письмо)
• «Уважаемый мистер Смит»
• «Дорогой Джим» (более неформальный)

Сохраните «Привет», «Привет» и «Привет» , если вы хотите создать неформальный тон.

Что вы пишете, когда ваша электронная почта отправляется группе людей? Некоторые общие приветствия для групп:

• «Дорогие все» (более формальный)
• «Привет всем» (более неформально)

Вступительное предложение:

Ваше вступительное предложение является ключом к написанию четкого электронного письма. Хорошее вступительное предложение сообщает читателю, о чем письмо.

Например, если вы пишете, чтобы продолжить что-то, вы можете начать с любого из этих:

• «Я просто пишу…»
• «Просто (короткая) заметка…»
• «Небольшая заметка вдогонку…»

Какие еще слова вы можете использовать, чтобы написать хорошее вступительное предложение? Попробуйте это, указав причину написания:

• «Я (просто) пишу…»
• «Просто (короткая) записка для…»
• «Просто короткое электронное письмо на…»

В бизнесе люди обычно пишут электронные письма на:

• Прояснить что-нибудь
• Подтвердить что-нибудь
• Следить за чем-то
• Сообщить кому-нибудь о чем-то
• Ответить на вопрос
• Задать вопрос
• Поблагодарить кого-нибудь за что-то
• Обновить кого-либо

Один из вышеперечисленных, скорее всего, будет причиной вашего письма.

Вложенные файлы:

Если вы прикрепили файл к своему электронному письму, обязательно сообщите человеку, которому вы пишете, что вы его прикрепили. Чем конкретнее вы будете, тем лучше. Конкретность добавляет ясности письму. Вот пример:

«Я посылаю вам расписание на эту неделю в виде приложения».

Вы также можете начать предложение с:

• «Я приложил…»
• «Пожалуйста, приложите…»
• «Прикрепляю…»

Окончание:

Заканчивая письмо, спросите себя, что вы хотите, чтобы читатель сделал.

Если вы хотите, чтобы вам ответили, вы можете написать:

• «Я с нетерпением жду вашего ответа». (формальный)
• «Ждем от вас известий». (менее формальный)
• «Жду вашего ответа». (формальный)
• «Надеюсь скоро получить от вас известие». (неофициальный)

Если вы хотите, чтобы они связались с вами, если им потребуется дополнительная информация, вы можете написать:

• «Не стесняйтесь обращаться ко мне, если вам понадобится помощь». (формальный)
• «Дайте мне знать, если вам что-то понадобится». (неофициальный)

Если вы не хотите, чтобы они что-то делали:

• «Спасибо за помощь».
• «Хорошего дня/выходных».

Закрытие:

Так же, как ваше приветствие, ваше закрытие будет зависеть от того, насколько хорошо вы знаете читателя. Общие закрытия включают:

• «С уважением» (формальный)
• «С уважением/С наилучшими/теплыми пожеланиями» (менее формальный)

Возможно, вы получали электронные письма с такими закрытиями:

• «Всего хорошего»
• «Лучший»
• «Увидимся (скоро)»
• «Береги себя»
• «Пока (пока)»

Эти окончания помогают установить более близкие отношения, когда вы уже знаете своего читателя.

Руководство по языку для определенных тем электронной почты

Все деловые электронные письма имеют отношение к одной из двух тем:

• Предоставление информации
• Запрос информации

В этих двух темах есть более конкретные ситуации, которые будут возникать снова и снова. Вот несколько советов и примеров языка, которые вы можете использовать в наиболее распространенных ситуациях.

1. Ответ на запрос

Если вы пишете, чтобы ответить на запрос (запрос информации), вам нужно использовать первое предложение, чтобы ваш читатель знал, что вы делаете.
Вы также захотите установить доброжелательность (дружеские и добрые чувства) с этим человеком, который может быть вашим клиентом или заказчиком. Включение следующих предложений в ваше электронное письмо помогает сделать это:

• «Спасибо за проявленный интерес».
• «Спасибо, что выбрали…»

В этой ситуации вы, вероятно, собираетесь отправить какое-либо вложение для предоставления информации. Вы можете использовать язык для отправки вложений и дополнить его:

• «Мы надеемся, что вы найдете это удовлетворительным».
• «Мы надеемся, что вы довольны этим».

Вот пример ответа на вопрос о стоимости установки окон в доме:

«Пишу, чтобы ответить на ваш запрос о стоимости установки окон в вашем доме (вступительное предложение). Пожалуйста, найдите наш прайс-лист в прикрепленном файле. Не стесняйтесь обращаться ко мне, если вам нужна помощь. Благодарим вас за интерес к Acme Enterprises (построение доброй воли/дружественное окончание)».

2. Информирование кого-либо о чем-либо

Хотя то, о чем вы хотите сообщить читателю, будет меняться от электронного письма к электронному, определенные ключевые фразы могут помочь вам четко донести свое сообщение.
Вот несколько вступительных фраз, которые вы можете использовать:

• «Хочу сообщить вам…»
• «Я пишу, чтобы рассказать вам о…»
• «Просто записка, чтобы сказать…»
• «Просто сообщить вам…»

В зависимости от ваших отношений с читателем вы можете проявить немного больше творчества. Если у вас более неформальные отношения и вы хорошо знаете друг друга, вы можете попробовать использовать такие фразы:

• «Вот краткая информация о…»
• «К вашему сведению: это для того, чтобы вы знали…» ( FYI означает « F или Y наша информация I »).

В конце письма вы можете добавить:

«Надеюсь, это поможет».

Вы также можете предложить дополнительную информацию, если это необходимо:

• «Дайте мне/нам знать, если вам понадобится что-то еще».
• «Дайте мне знать, если я могу вам чем-то помочь».

3. Подтверждение договоренностей

Пишите, чтобы подтвердить договоренности? Пусть ваши читатели узнают об этом во вступительном предложении:

.

• «Я хотел бы подтвердить…»
• «Просто пишу, чтобы подтвердить…»

Или вы можете задать более неформальный тон, написав:

«Вторник мне подходит». (Особенно, если они уже предложили вторник.)

Хороший способ закончить это написать:

«Жду встречи/встречи…»

4. Изменение аранжировки

О нет! Вы договорились, и теперь вам нужно их изменить. Как вежливо сообщить об этом?
Подойдет любое из этих предложений и фраз:

• «Извините, но я не могу сделать/сделать вторник…»
• «Это, чтобы вы знали, что мне пришлось отложить/отложить…»
• «Пишу отменить/отменить…»
• «Боюсь, я не могу сделать/управиться со средой. Как насчет пятницы?

Вам не нужно вдаваться в подробности о том, почему вам нужно изменить договоренности. Цель вашего электронного письма — просто изменить договоренности. Будьте ясны и кратки.

5. Ответ на предыдущее письмо

Когда вы связываетесь по электронной почте с кем-то, кого вы не знаете, и он отвечает, вежливо поблагодарите его за потраченное время. Вот как вы можете это сделать:

«Спасибо/Спасибо за письмо…»

Если кто-то отправил вам электронное письмо, и вы ответили, вы можете использовать одну из этих фраз в начале:

• «В ответ на ваше электронное письмо, вот…»
• «Re: ваша электронная почта, я…»

Что еще может быть в вашем ответе? Ну, возможно, вам придется отправить вложения. Если это так, вы найдете предложение, «Вы найдете ___ прикрепленным», ценным.
Однако бывают случаи, когда у вас может не быть всей необходимой информации. Затем вам, возможно, придется дать обещание вернуться к отправителю, написав:

.

«Я свяжусь с вами как можно скорее». ( ASAP означает « A s S oon A s P ossible.»)

6. Сообщение хороших новостей

Кто не хочет услышать хорошие новости? Сразу задайте тон своей электронной почте, сказав своему читателю, что вы пишете с хорошими новостями. Слова «рад», «счастлив» и «в восторге» работают хорошо. Включите их в такие предложения:

.

• «Я/мы рады сообщить вам…»
• «Рад сообщить вам…»
• «Вы будете счастливы/рады это услышать…»

7. Сообщение плохих новостей

Определенные слова сообщают людям, что приближаются плохие новости. Я говорю о таких словах, как «сожаление», «извините», «боюсь» и «к сожалению».

К сожалению (вы видите, я только что использовал один), вам придется время от времени сообщать плохие новости о деловых проблемах. Вот несколько вводных слов, которые вы можете написать, чтобы сообщить плохие новости как можно красивее:

• «С сожалением сообщаем/информируем вас…»
• «Извините, но…»
• «Боюсь, что…»
• «К сожалению…»

8. Жалоба

Жаловаться может быть тяжело. Но легче получить то, что вы хотите, если вы жалуетесь таким образом, чтобы не обидеть вашего читателя. Чтобы сделать это в электронном письме, не будьте слишком эмоциональны и , чтобы ваша жалоба была ясной и конкретной .

Следующие фразы помогут вам начать работу:

• «Пишу пожаловаться (о…)»
• «Я был разочарован, обнаружив/услышав…»
• «Боюсь, что…»
• «К сожалению…»

9. Запросы

Как вы можете попросить кого-то предоставить вам информацию? Начните с вежливого языка, чтобы попросить то, что вы хотите.

• «Я заинтересован в получении/узнании…»
• «Я хотел бы получить…»
• «Был бы признателен, если бы…»
• «Не могли бы/не могли бы вы прислать мне…?»

Вы уверены, что человек, которому вы пишете, может вам помочь? Не беспокойтесь, если это не так. Просто спросите, написав:

• «Не могли бы вы (помочь)…?»
• «Вы можете помочь?»

Если вам нужен быстрый ответ, не думайте, что человек, которому вы пишете, понимает это. Сообщите им, написав:

«Буду признателен за ответ как можно скорее».

10. Запрос действия

Бывают моменты, когда вы хотите, чтобы кто-то что-то сделал для вас. Вот полезные фразы, которые вы можете использовать, чтобы сделать запрос:

• «Не могли бы вы прислать мне ___ к пятнице, пожалуйста?»
• «Пожалуйста, свяжитесь/поддерживайте связь».
• «Держите меня в курсе».

Обратите внимание, что слово «пожалуйста» может сделать вашу просьбу не похожей на приказ.

Помимо советов, приведенных выше, в Интернете есть множество ресурсов, которые помогут вам составить отличное деловое электронное письмо. Например, видео «Написание деловой электронной почты» и более общая «Практика делового письма» на FluentU содержат множество идей, которые вы можете использовать для улучшения написания электронной почты.

В программе FluentU есть много других обучающих видео, таких как трейлеры к фильмам, новостные сегменты, отрывки из образовательных программ и целая бизнес-категория с сотнями видеороликов, организованных по уровням сложности. Программа покажет вам определение любого слова в видео и позволит вам добавить его в качестве карточки для последующего изучения с помощью персонализированных викторин.

Вы можете сделать колоду карточек для деловой лексики или деловой лексики электронной почты, в частности. Отсюда вы также увидите другие видео, в которых слова используются для дополнительного контекста. А так как мы часто пишем электронные письма со своих телефонов, хорошо, что FluentU можно взять с собой в дорогу через любой браузер, приложения для iOS или Android.

Общие сокращения, используемые в электронных письмах

Вы когда-нибудь видели «как можно скорее» «кстати», или «к вашему сведению» в электронных письмах? Наверное так. Это аббревиатуры, то есть они состоят из первых букв фраз или слов. Часто они состоят из первых букв слов в определенной фразе. Мы уже рассмотрели пару из них, но вот краткий обзор:

.

• КАК МОЖНО СКОРЕЕ : A s S oon A s P возможно
• BTW : B y T он W y
• FYI : F или Y наш I информация

Окончательный контрольный список для электронных писем

Вы выполнили правила и воспользовались языковым справочником. Теперь пришло время проверить, хорошо ли вы написали электронное письмо. Используйте этот список для проверки перед отправкой:

• Объясняет ли ваша тема содержание письма?
• Ваше электронное письмо начинается с приветствия?
• Ты объяснил, почему пишешь в первом предложении?
• Написали ли вы короткие абзацы, разделенные интервалом и легко читаемые?
• Вы упомянули свои вложения?
• Есть ли какие-либо просьбы, которые вы четко изложили?
• Ваше электронное письмо заканчивается простым закрытием?

Вы на все ответили «да»?

Тогда поздравляю!

Вы написали хорошее электронное письмо.